Synchronisation des mails : le casse-tête POP IMAP Exchange

Qui n'a pas eu un jour à subir la problématique de la synchronisation des mails entre ordinateurs, tablettes et smartphone? En cause, la méconnaissance des atouts des modes de fonctionnement des boîtes aux lettres et leurs mauvaises configurations.

La solution la plus simple pour les utilisateurs de navigateurs Internet qui veulent utiliser leur smartphone, c'est d'exploiter une application propre à votre fournisseur plutôt qu'une autre solution : c'est là que vous pourrez télécharger SFR Mail, Mail Orange, etc. Pour Gmail, le cas est souvent différent car il existe généralement une application native compatible sous iOS et Android. Dans tous ces cas précités, tout est simplifié.

Là où ça se corse, c'est en général pour les professionnels ou les "amateurs éclairés" qui veulent par exemple profiter de tous les avantages d'un logiciel comme Outlook sur leur ordinateur. Le cas le plus difficile à gérer, c'est lorsque les utilisateurs ont un compte "POP", c’est-à-dire une boîte email qu'ils relèvent avec l'antédiluvien "Post Office Protocol". Ce protocole de connexion au serveur de mail ne possède pas beaucoup de paramétrages. Aujourd'hui, toutes les boîtes email peuvent utiliser le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol). Le protocole IMAP synchronise automatiquement tous les appareils qui se connectent à la boîte, la plupart du temps en mode sécurisé (ce qui est rarement le cas en POP). Il faut savoir qu'il n'y a rien à faire d'autre que de bien configurer son logiciel de mail pour profiter de ces possibilités IMAP sur une boîte Orange, Wanadoo, SFR, Free, etc. Ceci n'a pas toujours été le cas mais cela commence à faire quelques années que c'est possible. Une adresse Gmail est quant à elle compatible IMAP depuis le début, mais n'est pas activée par défaut, tout comme elle n'est pas non plus en POP par défaut non plus ; c'est à partir du menu paramètre, la section Transfert et POP/IMAP que l'opération s'effectue.

Des difficultés de synchronisation natives dans POP

En tout état de cause, pour que l'accès à une boîte mail soit bien configuré, les explications techniques sont assez poussées. Du côté de la configuration en POP, il faut en général choisir le protocole POP3, avec une adresse de serveur de type pop.orange.fr, un nom de boîte mail et un mot de passe pour aller chercher les mails. La configuration de base du protocole demande à charger les mails sans laisser de copie sur le serveur, ce qui empêche les autres ordinateurs d'accéder aux mails déjà chargés par un ordinateur. Il fallait du coup plutôt indiquer l'option "laisser une copie sur le serveur" pour chaque ordinateur ou mobile se connectant de manière à ce que tous les postes aient toujours tous les mails en réception. Mais dans ce cas, quand des mails sont effacés d'un poste, ils ne le sont pas sur le ou les autres; vous devez faire la manipulation autant de fois qu'il y a de postes connectés. De plus, quand des mails sont envoyés d'un poste, ils n'apparaissent pas comme envoyés sur le ou les autres. Bref, la préhistoire a fait son temps.

Le protocole IMAP s'impose donc. Il apparaît toutefois souvent comme complexe à configurer car il faut jongler avec plusieurs paramètres principalement liés à l'accès sécurisé au serveur. C'est inévitable. C'est pour cela qu'en fonction de l'hébergeur de votre boîte mail, mieux vaut consulter les recommandations de paramétrages. Certains comme Gmail vous demanderont de vous connecter en SSL pour aller chercher les mails sur le serveur imap.gmail.com avec le port 993 tandis que le courrier sortant passera par le port 465 ou 587 et demandera la sécurisation SSL avec authentification requise… Pas encore si simple, et cela ne garantit pas par exemple la synchronisation simultanée des contacts et calendriers, mais se contente des mails.

La solution qui simplifie tout c'est le protocole Exchange; une solution mise en place il y a plus de 20 ans par Microsoft et qui a su évoluer : il suffit d'indiquer à son mobile que l'on possède un compte Exchange, on indique l'adresse mail et le mot de passe et tout se configure tout seul! Si vous êtes évidemment connecté à Internet. De plus, le protocole synchronise les contacts et les calendriers en même temps. C'est de loin la solution la plus simple à mettre en place mais il faut toutefois disposer de ce genre de protocole : en général, le compte Exchange coûte plus ou moins quelques euros par mois en fonction du prestataire qui vous le met à disposition, que ce soit votre hébergeur de nom de domaine, une solution Office 365 ou un serveur intégré dans votre entreprise.