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Dossier Stocker ses données en toute sécurité ( 1/3 ) : Le cycle de vie des données, qu’est-ce que c’est ?

Stockage de données

Les données ont une vie : elles naissent, elles vivent, elles prennent leur retraite. Il est rare qu’elles meurent tout à fait, c’est l’avantage du numérique qui sait aussi recycler, mais pas n’importe comment: il s’agit d’organisation. La boucle est bouclée, nous allons bien parler ici du cycle de vie des données.

Inimaginable de ne pas utiliser d’ordinateur, de tablette ou de smartphone dans une entreprise. Lire cet article est déjà un accès à des données. La naissance de la donnée commence par la simple utilisation de document numérique comme celui-ci que l’on va par exemple archiver dans un dossier, envoyer par mail à un collègue qui lui-même le classera ou le fera disparaître temporairement ou définitivement. Le cycle de vie des données commence par l’organisation générale. Quels outils logiciels et matériels utilise-t-on pour traiter quelles données ? Qui accède aux données ? Comment les données sont-elles valorisées ? Comment sont-elles indexées ? Comment sont-elles sauvegardées ? Quels sont les critères d’archivage ? Quelles données pourquoi faire ? Vaste programme qui concerne toutes les entreprises.

Le principal souci de l’entreprise, et notamment du DSI ou du prestataire de services, va consister à valoriser les données en fonction de leur valeur instantanée et de leur valeur sur une échelle de temps. Cette valeur peut être instantanément faible par exemple s’il s’agit d’un prospect rencontré sur un salon, alors que la valeur du compte rendu d’un premier entretien/diagnostic de ses besoins permettra de réaliser un devis qui aura transformé la donnée en un prospect chaud. Il se passe alors deux états possibles : soit il y a commande et le prospect devient tout d’un coup un client très important, soit il reste prospect et fera partie de la base de prospection qualifiée des commerciaux jusqu’à ce qu’un statut soit attribué… ou pas ; tant que le prospect n’aura pas disparu et restera potentiellement prospect, il existe un dossier sur lui puisqu’il avait aussi eu un premier devis. Il est important de garder ce devis pendant plusieurs mois tant que la gamme des services est la même; il serait dommage d’une part de refaire un devis qui aurait déjà été réalisé tout ou partie, et surtout, la notion de tarif pratiqué lors du premier devis montre l’intérêt qu’avait suscité le prospect au commercial pour qu’il devienne client.

Globalement, sur cette première analyse, on voit le nombre d’étapes d’une action commerciale sur un seul prospect. La donnée est très vivante et nécessite d’être très sérieusement gérée, surtout s’il y a plusieurs commerciaux qu’il faut payer en fixe chaque mois. Les commerciaux sont des usines à créer de la donnée qui va jusqu’au suivi client après la première livraison de manière à ce que l’historique se crée… L’historique client doit pouvoir rester très vivant sur 2 à 3 ans pour l’ensemble de l’entreprise puis passer en archive. L’historique prospects doit rester dans une base marketing très vivante.

Pour que tout ceci fonctionne, l’outil informatique doit intégrer des procédures qui consistent à garantir l’intégrité des données, y compris dans l’adjonction de nouveaux services, la mise à jour d’applications ou leur remplacement.  Le cycle de vie des données est une chaîne de production à gérer de A à Z.

Retrouver tous les articles de notre Dossier « Stocker ses données en toute sécurité ».

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