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Devrait-on consulter plus souvent nos cartouches archivées?

Devrait-on consulter plus souvent nos cartouches archivées?

Si vous travaillez au sein d’une PME ou d’une start-up, il est peu probable que vous ayez connu l’époque du stockage sur cartouches magnétiques, et vous devez penser qu’il s’agit d’une pratique dépassée et relayée au placard. Mais la réalité est tout autre! Même si ce format n’attire plus autant l’attention à l’ère du Cloud et des disques durs ultra-compétitifs, il reste la solution la plus intéressante pour stocker des données sur le long terme.


Les rumeurs de la disparition du stockage sur cartouche magnétique ont été grandement exagérées. Selon un article du journal « Information Age »  paru en Septembre 2014, les dix plus grandes banques et entreprises de télécommunications, ainsi que huit des dix plus grandes sociétés pharmaceutiques dans le monde utilisent encore les cartouches magnétiques. De plus, la tendance actuelle pour le Big Data ne fait que renforcer l’intérêt des organisations pour des systèmes de stockage compétitifs pouvant accueillir des quantités immenses de données.

Malgré tous leurs avantages, les cartouches archivées doivent être surveillées. Nous avons tendance à penser que nos documents professionnels sont en sécurité et hors de portée une fois qu’ils sont stockés dans un format qui leur assure une durée de vie de plusieurs décennies… à tort!  Il existe de nombreuses contraintes d’archivage sur cartouches – la conformité réglementaire, principalement, mais aussi la récupération d’urgence en cas de scénario catastrophe. Vous ne voulez certainement pas découvrir au moment critique que vos dossiers sont dispatchés dans plusieurs cartouches.

Voilà pourquoi l’examen régulier de vos cartouches magnétiques n’est pas forcément une mauvaise idée.

Certaines cartouches peuvent être non-étiquetées

Évidemment, vous ne pouvez pas correctement archiver une cartouche magnétique si vous ne savez pas précisément quelles données y sont stockées. Les supports de stockages non référencés sont courants et peuvent vous faire courir des risques, notamment sur le plan juridique. En effet, les données stockées sur vos cartouches peuvent par exemple être conservées sur une période dépassant la période imposée, l’entreprise  pourrait également avoir des difficultés à répondre dans les temps aux exigences d’un agent de la régulation.

De plus, si vous essayez de récupérer une sauvegarde, un mauvais étiquetage peut prolonger de plusieurs heures la durée de l’opération et accroître l’ensemble des coûts.

Certaines cartouches peuvent être endommagées

Correctement effectué, le processus de stockage peut permettre aux cartouches magnétiques de tenir plusieurs décennies. Les cartouches peuvent subir des dommages de toute nature au moment du stockage ou durant un déplacement ; il vaut alors mieux procéder à des examens réguliers pour vérifier que toutes les données sont encore accessibles. L’humidité, les températures extrêmes, les flammes et la fumée peuvent rendre vos cartouches inutilisables à moins de faire rapidement  intervenir un expert.

Vous pouvez être amené à transférer vos données vers un support plus récent

Certaines entreprises peuvent rencontrer des difficultés quand elles essayent de récupérer leurs données sur cartouches car elles ne possèdent plus les logiciels adéquats. Si vous stockez des documents professionnels datant de deux ou trois décennies, il est probable que votre infrastructure informatique ait subi entre temps plusieurs transformations.

Examiner vos cartouches archivées vous aidera à déterminer si oui ou non le format des données peut poser problème et placer une épée de Damoclès sur votre tête dans un scénario de récupération urgente, nécessitant la migration vers un nouveau système.

Certaines données doivent être effacées

Enfin, si vous ne disposez pas de votre propre politique d’effacement de données, il faut savoir que vos cartouches peuvent contenir des données que la loi vous impose d’effacer ou de modifier. Il peut s’agir de renseignements personnels appartenant à d’anciens clients ou de documents d’affaires concernant d’anciens partenaires, que vous n’avez donc plus de raison de conserver.

Les cartouches magnétiques peuvent être nettoyées en toute sécurité à l’aide d’un démagnétiseur ou un déchiqueteur – pour plus de détails notre blog présente plusieurs manières d’effacer de façon permanente vos données.

 

Découvrez l’intégralité de nos articles dédiés aux cartouches magnétiques.

 

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